وقتی اینترنت قطع می‌شود: صندوق آفلاین برای کافه و رستوران

قطعی اینترنت برای کافه و رستوران فقط یک دردسر فنی نیست؛ فروش است که از دست می‌رود. وقتی نرم‌افزار صندوق آنلاین است و اینترنت قطع می‌شود، پرسنل یا سفارش‌ها را روی کاغذ می‌نویسند و بعداً دستی وارد می‌کنند، یا اصلاً وارد نمی‌کنند. نتیجه، اختلاف موجودی، فاکتورهای گم‌شده و گزارش فروشی است که دیگر قابل اعتماد نیست. این مطلب دربارهٔ این است که چطور برای این روزها آماده باشید.

صندوق آنلاین، صندوق آفلاین، فرقشان چیست؟

صندوق‌های تحت وب برای هر کاری به سرور نیاز دارند: باز کردن منو، ثبت سفارش، چاپ فیش. مزیتشان این است که همه‌چیز همیشه یکپارچه است، و عیبشان این است که بدون اینترنت از کار می‌افتند.

صندوق آفلاین یک نرم‌افزار نصبی روی رایانهٔ صندوق است که منو و اطلاعات لازم را روی خود دستگاه نگه می‌دارد. وقتی اینترنت قطع است، فروش روی همان دستگاه ثبت می‌شود و فیش چاپ می‌شود. وقتی اتصال برگشت، سفارش‌های ثبت‌شده با سرور همگام می‌شوند و گزارش‌ها کامل می‌شوند. برای کسب‌وکاری که نمی‌خواهد حتی نیم ساعت فروشش متوقف شود، این مدل منطقی‌تر است.

موقع انتخاب صندوق این سؤال‌ها را بپرسید

1. بدون اینترنت دقیقاً چه کارهایی می‌شود کرد؟ ثبت سفارش، چاپ فیش آشپزخانه و رسید مشتری، و ثبت مرجوعی. اگر فقط «مشاهدهٔ منو» آفلاین است، صندوق آفلاین نیست.
2. سفارش‌های آفلاین کجا نگه داشته می‌شوند؟ روی خود دستگاه و ترجیحاً رمزشده. اگر برق رفت و دستگاه خاموش شد، نباید از بین بروند.
3. همگام‌سازی چطور انجام می‌شود؟ خودکار یا دستی؟ اگر وسط همگام‌سازی اتصال دوباره قطع شد، سفارش تکراری ثبت نمی‌شود؟
4. اگر یک سفارش همگام نشد چه می‌شود؟ باید جایی باشد که سفارش‌های در صف و خطادار را ببینید و دوباره تلاش کنید.
5. با سفارش آنلاین و منوی QR چطور جمع می‌شود؟ وقتی اینترنت وصل است، سفارش‌هایی که مشتری از روی میز یا آنلاین می‌دهد باید زنده روی صندوق ظاهر شوند و ترجیحاً خودکار چاپ شوند.
6. سخت‌افزار: پرینتر آشپزخانه، کارت‌خوان، کشوی پول، ترازو یا نمایش شمارهٔ تماس‌گیرنده، هر کدام که لازم دارید، پشتیبانی می‌شود؟

مودیان و صندوق آفلاین

اگر مشمول سامانهٔ مودیان هستید، سؤال مهم دیگری هم دارید: صورت‌حساب فروش‌هایی که آفلاین ثبت شده چه می‌شود؟ راه درست این است که صدور صورت‌حساب به لحظهٔ فروش وابسته نباشد. فروش ثبت شود و بعد از همگام‌سازی، صورت‌حسابش در صف ارسال به سامانه قرار بگیرد. این‌طوری نه قطعی اینترنت جلوی فروش را می‌گیرد و نه فروشی از قلم می‌افتد. دربارهٔ مودیان، راهنمای صورت‌حساب الکترونیکی مودیان برای رستوران را بخوانید.

برنامهٔ آمادگی برای روز قطعی

حتی با بهترین نرم‌افزار، یک برنامهٔ سادهٔ کاغذی به پرسنل آرامش می‌دهد. این چند خط را روی یک کاغذ کنار صندوق بچسبانید:

• اگر اینترنت قطع شد، فروش را مثل همیشه در صندوق ثبت کنید. لازم نیست کاری متفاوت انجام دهید.
• پرداخت با کارت‌خوان ممکن است به شبکهٔ خودش وابسته باشد؛ در صورت قطعی کارت‌خوان، روش جایگزین پرداخت را از قبل مشخص کنید.
• سفارش‌های آنلاین و QR تا برگشت اینترنت نمی‌رسند؛ اگر لازم است، روی میزها اعلام کنید که سفارش حضوری گرفته می‌شود.
• بعد از وصل شدن اینترنت، صف همگام‌سازی را نگاه کنید و مطمئن شوید چیزی در آن نمانده است.

هزینهٔ واقعی یک ساعت قطعی را حساب کنید

برای اینکه بدانید آمادگی برای قطعی چقدر ارزش دارد، یک حساب ساده کنید: میانگین فروش یک ساعت شلوغ را از گزارش‌های خودتان دربیاورید. اگر در قطعی، بخشی از مشتری‌ها منتظر نمانند یا بخشی از سفارش‌ها روی کاغذ گم شوند، همان بخش از فروش آن ساعت را از دست داده‌اید. حالا این را در تعداد قطعی‌هایی که در یک فصل تجربه کرده‌اید ضرب کنید. به این عدد، وقتی که پرسنل بعداً برای وارد کردن دستی فاکتورها می‌گذارند و اختلاف‌هایی که در موجودی انبار می‌سازد را هم اضافه کنید. معمولاً همین حساب ساده نشان می‌دهد صندوق آفلاین هزینه نیست، بیمه است.

برق و سخت‌افزار را فراموش نکنید

صندوق آفلاین بدون برق کار نمی‌کند. اگر در منطقهٔ شما قطعی برق هم پیش می‌آید، یک یو‌پی‌اس کوچک برای رایانهٔ صندوق، پرینتر و مودم بگیرید تا حداقل چند دقیقه برای ثبت سفارش‌های در جریان و خاموش کردن درست دستگاه وقت داشته باشید. از اطلاعات مهم، مثل فایل‌های تنظیمات پرینتر و کلیدهای مودیان، یک نسخهٔ پشتیبان جای امن نگه دارید تا اگر رایانهٔ صندوق خراب شد، راه‌اندازی دستگاه جایگزین چند ساعت طول نکشد.

ماهی یک بار هم «تمرین قطعی» کنید: در یک ساعت خلوت اینترنت صندوق را قطع کنید، چند سفارش آزمایشی ثبت کنید و بعد ببینید درست همگام شدند. بهتر است اشکال را در ساعت خلوت پیدا کنید تا در شلوغی جمعه‌شب.

صندوق دسکتاپ سکه

صندوق دسکتاپ سکه برای ویندوز، مک و لینوکس نصب می‌شود. منو را روی دستگاه نگه می‌دارد و در قطعی اینترنت سفارش و مرجوعی را در یک صف رمزشده روی خود دستگاه ثبت می‌کند. بعد از برگشت اتصال، صف با محافظت در برابر ثبت تکراری همگام می‌شود و صفحه‌ای برای دیدن صف و تلاش دوباره دارد. وقتی آنلاین است، سفارش‌های منوی QR و درخواست‌های صدا زدن گارسون زنده روی آن ظاهر می‌شوند و سفارش‌های آنلاین می‌توانند خودکار چاپ شوند. از پرینتر، کارت‌خوان، ترازو، کشوی پول و نمایش شمارهٔ تماس‌گیرنده هم پشتیبانی می‌کند. فروش‌هایی که آفلاین ثبت شده‌اند، بعد از همگام‌سازی به صف ارسال خودکار صورت‌حساب مودیان می‌روند.

صندوق دسکتاپ در پلن‌های پولی است و در دورهٔ آزمایشی ۱۴ روزه می‌توانید امتحانش کنید. مقایسهٔ پلن‌ها در صفحهٔ قیمت است.