حسابداری ساده برای کافه، رستوران و فروشگاه: سود واقعی را بشناسید

بیشتر صاحبان کافه، رستوران و فروشگاه کوچک وضع کسب‌وکارشان را از پول صندوق و موجودی حساب بانکی می‌فهمند. اگر آخر ماه پول در حساب بود، یعنی ماه خوبی بوده است. ولی این عدد می‌تواند گمراه‌کننده باشد: شاید هنوز بدهی تأمین‌کننده را نداده‌اید، شاید چکی در راه است، شاید بخشی از آن پول در واقع سرمایه‌ای است که خودتان آورده‌اید. این مطلب دربارهٔ حسابداری ساده‌ای است که هر صاحب کسب‌وکاری، حتی بدون دانش حسابداری، باید بداند تا سود واقعی‌اش را بشناسد. یادتان باشد این مطلب جای حسابدار و مشاور مالیاتی را نمی‌گیرد؛ هدفش این است که شما عددها را بفهمید و سؤال درست بپرسید.

فروش، درآمد و سود: سه عدد متفاوت

فروش جمع مبلغ فاکتورهایی است که صادر کرده‌اید. درآمد همان فروش است منهای برگشتی‌ها و تخفیف‌ها. سود چیزی است که بعد از کم کردن همهٔ هزینه‌ها می‌ماند. کسب‌وکاری که فروش بالایی دارد، لزوماً سودده نیست. اگر بهای مواد اولیه، حقوق و اجاره را درست حساب نکنید، ممکن است ماه‌ها پرفروش باشید و در واقع ضرر کنید.

هزینه‌ها را دسته‌بندی کنید

قدم اول این است که هر هزینه‌ای را ثبت کنید و در یک دستهٔ ثابت بگذارید. دسته‌های رایج برای کافه، رستوران و فروشگاه:

• خرید کالا و مواد اولیه: قهوه، شیر، گوشت، سبزی یا کالایی که می‌فروشید.
• حقوق و دستمزد کارکنان.
• اجاره و شارژ.
• آب، برق، گاز و اینترنت.
• بسته‌بندی و ملزومات مصرفی: لیوان، ظرف یک‌بارمصرف، دستمال.
• کارمزدها: کارمزد درگاه، اپ‌های سفارش، پیامک.
• تعمیر و نگهداری دستگاه‌ها.
• تبلیغات.

دسته‌ها را زیاد نکنید. چند دستهٔ روشن که هر ماه ثابت بمانند، از ده‌ها دستهٔ ریز که کسی نمی‌داند هزینه را در کدام بگذارد مفیدتر است. مهم این است که بتوانید این ماه را با ماه قبل مقایسه کنید.

بهای تمام‌شده؛ عددی که خیلی‌ها نمی‌دانند

بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته یعنی هزینهٔ مستقیم چیزهایی که فروخته‌اید. در فروشگاه، این همان قیمت خرید کالاهایی است که فروش رفته‌اند. در کافه و رستوران کمی پیچیده‌تر است: بهای یک لاته جمع قهوه، شیر، لیوان و هر چیز دیگری است که در آن مصرف می‌شود. برای محاسبه‌اش باید بدانید هر آیتم منو دقیقاً چه موادی و به چه مقداری مصرف می‌کند؛ به این فهرست «نسخهٔ مصرف» یا رسپی می‌گویند.

تفاوت قیمت فروش و بهای تمام‌شده، «سود ناخالص» آن آیتم است. با دانستن این عدد معلوم می‌شود کدام آیتم‌ها واقعاً پول می‌سازند و کدام فقط پرفروش‌اند. گاهی آیتمی که خیلی فروش می‌رود، به‌خاطر گران شدن یک ماده، تقریباً سودی ندارد. دربارهٔ این بخش در مطلب انبارداری بیشتر نوشته‌ایم.

صورت سود و زیان به زبان ساده

صورت سود و زیان یک گزارش ساده است که از بالا به پایین خوانده می‌شود:

1. درآمد فروش در این دوره.
2. منهای بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته، برابر سود ناخالص.
3. منهای هزینه‌های عملیاتی (حقوق، اجاره، انرژی، کارمزد و بقیه)، برابر سود عملیاتی.
4. منهای هزینه‌ها و درآمدهای دیگر و مالیات، برابر سود خالص.

این گزارش را ماهانه نگاه کنید، نه فقط آخر سال. وقتی هر ماه نگاهش کنید، تغییرها را زود می‌بینید؛ مثلاً اینکه هزینهٔ مواد اولیه نسبت به فروش بالا رفته و وقت بازنگری قیمت‌هاست.

جریان نقدی: چرا سودده بودن کافی نیست

ممکن است روی کاغذ سودده باشید ولی پول نقد کافی برای حقوق آخر ماه نداشته باشید. دلیلش این است که سود و پول نقد هم‌زمان جابه‌جا نمی‌شوند. خرید نسیه از تأمین‌کننده، چکی که هنوز سررسید نشده، فروش اعتباری به یک شرکت یا خرید یک دستگاه گران، همه روی پول نقد اثر می‌گذارند. برای همین در کنار سود و زیان، این‌ها را هم بدانید:

• چقدر به تأمین‌کننده‌ها بدهکارید و سررسیدش کی است.
• چقدر از مشتری‌ها یا شرکت‌ها طلب دارید.
• چک‌هایی که داده‌اید یا گرفته‌اید، در چه تاریخی وصول یا پرداخت می‌شوند.

حساب کسب‌وکار را از حساب شخصی جدا کنید

یکی از رایج‌ترین دلیل‌های به‌هم‌ریختگی حساب‌ها، قاطی شدن پول شخصی و پول کسب‌وکار است. اگر خرید خانه را با کارت کسب‌وکار می‌دهید یا اجارهٔ مغازه را از حساب شخصی، هیچ گزارشی درست درنمی‌آید. یک حساب بانکی و یک صندوق مشخص برای کسب‌وکار داشته باشید. اگر از کسب‌وکار برداشت می‌کنید، آن را به‌عنوان برداشت ثبت کنید، نه هزینه.

حسابداری و مالیات

ثبت درست فروش و هزینه، پایهٔ هر کار مالیاتی است. اگر مشمول سامانهٔ مودیان هستید، هر فروش باید صورت‌حساب الکترونیکی داشته باشد و فروشی که در نرم‌افزار ثبت نشود، بعداً اختلاف می‌سازد. راهنمای عملی این بخش در صفحهٔ صورت‌حساب الکترونیکی مودیان آمده است. نرخ‌ها، معافیت‌ها و اظهارنامه را حتماً با حسابدار یا مشاور مالیاتی‌تان هماهنگ کنید؛ این‌ها هر سال ممکن است تغییر کنند.

یک روال ماهانهٔ ساده

1. هر روز فروش را در یک سیستم ثبت کنید، از همهٔ کانال‌ها.
2. هر هفته فاکتورهای خرید و هزینه‌ها را وارد کنید، نه آخر ماه.
3. آخر ماه موجودی صندوق و بانک را با نرم‌افزار تطبیق دهید.
4. صورت سود و زیان ماه را با ماه قبل مقایسه کنید.
5. فهرست بدهی‌ها، طلب‌ها و چک‌های ماه بعد را نگاه کنید.
6. سودآوری آیتم‌ها را مرور کنید و اگر لازم است قیمت یا نسخهٔ مصرف را اصلاح کنید.

حسابداری در سکه

در سکه، سفارشی که تأیید یا تحویل شود، از صندوق، منوی QR یا سفارش آنلاین، خودکار فاکتور فروش حسابداری می‌سازد. اگر برای آیتم نسخهٔ مصرف تعریف کرده باشید، مواد اولیه از انبار کسر و بهای تمام‌شده هم در دفاتر ثبت می‌شود. هزینه‌ها را با دسته‌بندی دلخواه ثبت می‌کنید و حساب‌های صندوق و بانک، چک‌های دریافتی و پرداختی، طلب از مشتری، فاکتورهای خرید و پرداخت به تأمین‌کننده‌ها را جدا دارید. گزارش‌هایی مثل سود و زیان، ترازنامه، تراز آزمایشی، جریان نقد، سود هر محصول و مانده‌حساب تأمین‌کننده‌ها آماده است و می‌توانید بودجه بگذارید و با عملکرد واقعی مقایسه کنید. تطبیق بانکی و سال مالی هم دارد.

سکه کار ثبت و گزارش را ساده می‌کند، ولی تصمیم‌های مالیاتی و اظهارنامه همچنان کار حسابدار شماست. حسابداری در پلن‌های پولی است و در دورهٔ آزمایشی ۱۴ روزه می‌توانید امتحانش کنید. جزئیات را در صفحهٔ نرم‌افزار حسابداری سکه و مقایسهٔ پلن‌ها را در صفحهٔ قیمت ببینید. اگر سؤالتان این است که کدام گزارش را اول نگاه کنید، از سود و زیان ماهانه شروع کنید؛ بقیهٔ امکانات در صفحهٔ حسابداری معرفی شده‌اند.